”Samhället har allt att vinna på att offentlig upphandling förbättras”
Offentlig upphandling brottas med stora problem som drabbar såväl köpare som leverantörer. Ålderdomliga kriterier och irrelevanta skall-krav leder ofta till kontrakt som inte gynnar någon av parterna i särskilt stor utsträckning. Ett alltför stort fokus läggs på priset, och andra värden som kvalitet och hållbarhet får stå till sidan.
Det framgår av SNS senaste Konjunkturrådsrapport och är en bild vi i egenskap av långvarig leverantör till offentlig sektor mycket väl känner igen. Viktigt nu blir att hålla liv i dialogen och använda rapporten som underlag för samverkan kring en förbättrad offentlig upphandling.
SNS fokuserar i sin rapport bland annat på att upphandlade avtal tenderar att bli dyrare än beräknat, att kvaliteten blir sämre/lägre än förväntat och att upphandling över lag upplevs som krångligt.
Utifrån Martin & Serveras erfarenheter av offentlig upphandling finns det fem anledningar till att det inte faller ut som man tänkt sig.
För mycket fokus på pris försvårar samverkan och utveckling
I de allra flesta offentliga upphandlingar läggs alldeles för stor vikt vid priset på den tjänst som upphandlas. Kostnadseffektivitet och att hushålla med resurserna är viktigt. Men det får inte ske på bekostnad av produktkvalitet, klimatreducerande åtgärder eller stöd för småskaliga producenter i regionen – vem tjänar då på det låga priset.
En upphandling – av livsmedel eller andra förbrukningsvaror – är en startpunkt för ett samarbete som ska fortgå under flera år. Ett samarbete som syftar till att ge kommuner och dess invånare rätt pris på levererade produkter och tjänster, men också utrymme för samverkan och utveckling i kommunen/regionen.
Bristande kompetens och för få resurser
I många kommuner, främst de mindre, förväntas en ensam upphandlare vara ansvarig för alla typer av upphandlingar. Ansvaret innefattar allt från byggmaterial till skolmat. Det säger sig självt att det blir svårt för en person att fördjupa sig och vara insatt i alla områden.
Alltför breda och generella förfrågningsunderlag
Det är inte ovanligt att förfrågningsunderlagen görs på standardiserade mallar från tidigare upphandlingar och innehåller mängder av krav som egentligen inte är intressanta i den aktuella upphandlingen. Detta riskerar leda till en sämre matchning mellan upphandlare och leverantör.
Orimliga affärsvillkor
Ibland anges orimliga affärskrav i förfrågningsunderlaget. Dessa affärskrav är många gånger orsaken till att vi eller våra konkurrenter på marknaden väljer att inte svara på en förfrågan. Det kan till exempel vara krav på att leverantören inte får kompensera för valutafluktuationer utan måste hålla ett fast pris under en avtalsperiod på många år.
Upphandling som verktyg för politiska ambitioner
Speciellt livsmedelsupphandlingar används många gånger för att visa på politiska ambitioner. Samtidigt ska en sådan upphandling resultera i en effektiv användning av skattepengar. Kraven i upphandlingen kan då vara motstridiga och det är svårt för anbudsgivare att förstå vad som är viktigt när de ska svara på anbudet.
Tydlighet och dialog vägen framåt
Ett av de viktigaste verktygen för att få till en bättre upphandlingsprocess är samtidigt ett av de lättaste: Att parterna pratar med varandra. Vi tror starkt på en fördjupad dialog där leverantören kan bidra med sin kunskap redan inför en upphandling. Idag får vi bjuda in oss själva till dialogmöten i sju fall av tio.
Alla anbudsläggare fokuserar på de krav som ställs i upphandlingen. Om den upphandlande myndigheten tycker att det är viktigt att livsmedelsupphandlingen samtidigt bidrar till mer klimatsmarta transporter behöver det framgå i kravställningen. Martin & Servera har till exempel investerat stora belopp i ellastbilar, men om det inte tillmäts ett monetärt mervärde kan det bli svårt att motivera den typen av investeringar.
Konjunkturrådsrapporten har öppnat upp för en konstruktiv dialog mellan olika intressenter inom offentlig upphandling. Låt oss ta till vara på denna möjlighet och fortsätta samverka för att optimera upphandlingsprocessen. Samhället i stort har allt att vinna på detta.
Irene Waldemarson, vd Martin & Servera Restauranghandel och ordförande för Livsmedelsgrossisterna
Stefan Calrell, försäljningsdirektör offentlig marknad, Martin & Servera Restauranghandel
